TUGAS 2

07.29 |

ANALISA SISTEM & DAD SISTEM PENGOLAHAN DATA KLIEN

PADA KANTOR NOTARIS & PPAT

A. Analisa Sistem

Dewasa ini, peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungannya dapat membuat sebuah perusahaan atau organisasi memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini berarti bahwa suatu perusahaan atau organisasi dapat bersaing dengan perusahaan atau organisasi lain dengan mempergunakan sistem informasi. Keberadaan sistem informasi tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan atau organisasi saja, tetapi juga bagi konsumen.

Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang dibuat untuk melakukan proses pengolahan data klien pada kantor Notaris dan PPAT. Setelah melakukan penelitian, khususnya mengenai sistem pengolahan data klien melalui beberapa proses tahapan yang saling berhubungan. Dengan adanya sistem informasi ini, maka seluruh data yang berhubungan dengan klien dapat direkam dan diintegrasikan sehingga proses manajemen dapat dikontrol dengan baik.

Prosedur sistem berjalan pada sistem pengolahan data klien tersebut adalah sebagai berikut:

1. Proses pendataan

Klien mengisi formulir pendataan data klien, objek, dan menyerahkan syarat-syarat yang diperlukan. Setelah semua terpenuhi maka, karyawan mendapatkan data-data klien yang akan diproses ke tahap selanjutnya.

2. Proses transaksi

Data-data lengkap yang telah terpenuhi, karyawan mengolah data tersebut untuk diproses menjadi data PPAT dan atau Notariil.

3. Proses laporan

Semua data-data transaksi PPAT dan Notariil selama 1 (satu) bulan dicetak sebagai laporan bulanan yang telah ditandatangani oleh Notaris dan PPAT. Laporan tersebut dilaporkan ke kantor Dinas yang di tunjuk dan fotokopi sesuai aslinya dilampirkan sebagai arsip laporan.

B. Gambaran Sistem

Pada saat penulis melakukan pengambilan data di Kantor Notaris dan PPAT, sistem informasi pengolahan data masih dilakukan secara sederhana. Akibatnya banyak sekali ditemui hal-hal sebagai berikut :

1. Sering terjadi masalah kurangnya syarat-syarat yang belum terpenuhi.

2. Pencarian data dan arsip yang kurang efektif dan efisien.

3. Laporan bulanan yang harus mengetik ulang dan mengecek ulang data-data yang akan dilaporkan terlebih dahulu.

Sistem yang sederhana tersebut sebenarnya bisa lebih dimaksimalkan kinerjanya, yaitu dengan meningkatkan sumber daya yang ada. Di kantor Notaris dan PPAT sudah memiliki komputer, tetapi penggunaannya masih terbatas untuk pembuatan akta-akta dan laporan. Padahal ada hal-hal yang bisa diperoleh jika komputer tersebut dimanfaatkan secara maksimal, seperti pencarian data-data lama dan baru, pengecekan syarat-syarat, serta laporan bulanan yang tidak memakan waktu lama dan menjadi efektif dan efisien.

C. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram alir data pada sistem pengolahan data klien adalah sebagai berikut :

1. Diagram Konteks Sistem Pengolahan data Klien.